Mesmo o mais experiente organizador de evento precisa lidar com inconveniente indesejados.
Por mais que façamos um planejamento detalhado e nos preocupemos com a escolha de profissionais renomados, as adversidades acontecem e precisamos estar preparados para isso.Por isso, resolvemos listar os principais problemas que acontecem na produção de eventos e te ajudar a resolvê-los.
Ter um plano B para se recorrer no caso de necessidade é prudente independente do porte do evento. Por isso, já pensou em fazer um planejamento extra caso o seu planejamento original dê errado?
Confira nossa lista e previna-se.
1. Equipe despreparada
Todo evento precisa de pessoas para fazer com que o planejamento aconteça de acordo com o esperado. Porém, é comum encontrar equipes desanimadas ou sem terem sido instruídas corretamente sobre as necessidades de sua função na situação. Nesses casos, quanto mais sintonia houver entre todos os envolvidos, melhor.
Uma equipe que saiba se portar corretamente e cumpra sua função como o esperado é fundamental para garantir o sucesso do dia. Além disso, ela é parte significativa na formação da opinião dos participantes sobre a organização do evento. Por isso, para evitar encontrar pessoas desanimadas, procure alinhar com antecedência suas expectativas e necessidades em relação ao serviço que está contratando.
Da mesma forma, é importante investir em equipes bem treinadas e acostumadas a trabalhar com eventos do mesmo tipo que você está planejando. Um diálogo franco e aberto é o melhor caminho a seguir, até porque podem surgir considerações importantes de quem frequentes diferentes eventos todos os dias.
2. Espaço com intercorrências
Apesar de ser um erro fácil de se evitar, não é raro de acontecer uma decepção ao chegar no local que acontecerá o evento. Muitas vezes, quem contrata o espaço sem visitá-lo antes, acaba encontrando questões como falhas na segurança, quantidade inadequada de assentos, infraestrutura deficiente, bar mal localizado, banheiros insuficientes.
Antes de se desesperar, procure conversar com a equipe responsável pelo espaço para ver como adaptar cada situação a fim de achar uma alternativa para o problema. Mas, para evitar totalmente dores de cabeça desse tipo, não deixe de conhecer o espaço antes de definir sua escolha e fazer a reserva. Verifique com antecedência a quantidade de banheiros necessária, a capacidade do local, a infraestrutura oferecida e os serviços adicionais servidos. Não deixe a verba falar mais alto!
3. Defeitos nos equipamentos audiovisuais
A tecnologia é uma benção, mas também trouxe novos desafios para os desavisados. Em um evento, ficar na mão por conta de um defeito em aparelhagem é um problema delicado. Por isso, faça testes antes do evento começar em todos os equipamentos: aparelhos de luz, caixas de som, mesas de sonorização, projetores e telas, equipamentos de tradução simultânea, etc.
Tenha sempre a postos cabos reservas para quaisquer eventualidades. Neste cenário, vale a mesma premissa da equipe: vale o investimento em equipamentos novos e de qualidade, assim como em empresas de renome com bastante experiência no mercado.
Assim, você garante o sucesso do seu evento e sua tranquilidade ao longo dele.
É fundamental trabalhar com uma empresa séria e com know how para oferecer garantias de que, no caso de qualquer problema, os mesmos poderão ser solucionados (ex.: substituição de um equipamento).
4. Data conflitante
Quem já tem experiência na organização de eventos, dificilmente terá que passar por essa situação porque já conhece bem o calendário da área da sua empresa. Porém, quem está começando nessa área pode acabar agendando o evento no mesmo dia em que acontecerá um congresso, uma feira ou outro grande evento pode estar dividindo o mesmo local.
Para evitar que isso aconteça, procure checar o calendários de eventos da cidade e do local escolhido antes de definir a data oficial do seu evento corporativo.
5. Orçamento reduzido
Toda empresa quer muito resultado com pouco investimento. E, quando a verba separada para o evento corporativo é justa, é preciso usar da criatividade para atender às expectativas. Para contornar esse contratempo, o ideal é pesquisar bastante e saber negociar com os fornecedores.
Independente disso, não deixe sua experiência de lado e procure mostrar as reais possibilidades do orçamento para quem libera a verba. Se seu conhecimento diz ser possível fazer um evento apenas para 100 pessoas com o dinheiro liberado, seja franco e explique que o retorno esperado não será conseguido dessa forma. Como em muitos casos, a honestidade aqui compensa mais do que frustrar expectativas durante o evento.
E não se engane, fazer algumas economias, que aparentemente são necessárias, pode custar caro e comprometer todo seu evento, como é o caso de um alugar um gerador de energia. Em muitos locais, há quedas constantes de energia e solucionar essa questão deve estar previsto em seu planejamento inicial.
6. Convidado principal cancela a participação
Muitos eventos têm como seu chamariz principal a participação de convidados especiais, como atrações internacionais ou grandes nomes de uma área específica. Mas, como todos são humanos, é possível você passar por uma situação em que seu palestrante chave ficou doente, teve algum imprevisto ou perdeu o voo.
Para tentar amenizar essa situação, é sempre importante ter um palestrante reserva engatilhado ou, então, alguma atividade que possa tomar o lugar do horário que ficará vago.
7. Fornecedores que desapontam
Todo evento depende dos fornecedores que o compõe. Por isso, eles devem se sentir parte da equipe para se manterem comprometidos com o seu evento e não deixar você na mão nos momentos mais cruciais.
Detalhe tudo com as empresas que forem estar presentes no dia e encomende com antecedência o que depender de gráficas, lojas, etc, como materiais impressos, cenografia e brindes.
Tendo em mente os principais problemas que podem acontecer em um evento, você conseguirá se planejar com antecedência para oferecer uma solução com prontidão para contornar qualquer adversidade que aparecer.
