Alguns pontos da organização merecem uma atenção extra para impedir que erros indesejados aconteçam.
Para muitas empresas, a convenção de vendas é o evento mais importante do ano. Por isso, já possuem toda uma estrutura preparada para a criação e desenvolvimento desses encontros. Mas, existem alguns erros que devem ser evitados e que acabam se passando por despercebidos até pelos mais experientes organizadores.
PLANEJAMENTO
Claro que não existe evento sem um planejamento prévio. Porém, dar atenção aos detalhes é importante para impedir que algo fique de lado. A organização da convenção de vendas deve começar com antecedência para que tudo seja feito com calma, pensando nos pontos positivos e negativos que cada item pode trazer.
A escolha do local também deve ser feita com cautela. A infraestrutura física é tão importante quanto a operacional. O acesso fácil a meios de transportes e serviços pode ser um diferencial na hora de atrair convidados. Além disso, é de bom tom não criar uma obrigatoriedade à participação na convenção. O ideal é que se trate o evento como uma premiação aos melhores vendedores, estimulando a participação de todos e motivando a equipe a conseguir bons resultados para ser destaque de uma próxima edição.
DIVULGAÇÃO
Uma boa estratégia de marketing é indispensável para garantir a presença de toda a equipe comercial da sua empresa e, por isso, merece um espaço reservado no planejamento da convenção de vendas. Esquecer de enviar um e-mail teaser, um convite eletrônico e um lembrete online perto do evento aumentam as chances da convenção cair no esquecimento ou não ser tão valorizada. É válido investir nas redes sociais ou na criação de um hotsite interativo.
Da mesma forma, durante o encontro, é importante dar atenção aos materiais impressos presentes no local e nos brindes que serão distribuídos para os participantes. A ideia é garantir que todos tenham vontade de participar do evento e levem consigo uma lembrança dele para casa.
CONTEÚDO
É primordial definir os assuntos das atividades e os convidados de acordo com o tema escolhido para a convenção de vendas. Todas as apresentações devem estar de acordo com o nível de conhecimento dos participantes. A falta de palestras motivacionais e sem vivência comercial podem gerar desinteresse e falta de adesão numa próxima edição.
Além disso, o tempo de duração de uma palestra e a forma como o convidado conduz a apresentação é a chave para prender a atenção do público. Procure não exceder o limite de 50 minutos para cada atividade, assim o evento fica dinâmico e lúdico.
CONTROLE
Antes e durante o evento, deve-se manter um controle de como cada coisa está se saindo. Ao ficar atento a todos os detalhes, caso algo aconteça diferente do planejado, há tempo de achar uma solução rápida. Para isso, é preciso criar métricas e estabelecer objetivos para saber se tudo está correndo bem.
Mesmo que seja um evento fechado para participantes externos à empresa, é importante ter uma noção de quantos colaboradores de fato irão estar presentes na convenção de vendas. Para isso, é possível pedir para que as pessoas confirmem presença através de um formulário de inscrição que pode ou não estar presente no hotsite do evento.
Após o fim do encontro, lembre-se de pedir um feedback aos convidados. Dessa forma, você conseguirá avaliar os objetivos que foram alcançados e perceber quais pontos podem ser melhorados para uma próxima edição. Ter um retorno do seu time de vendas será uma arma valiosa para que sua convenção de vendas seja melhor a cada ano que passa.
