Nem sempre um evento corporativo é organizado pela própria empresa. Muitas vezes, por diversos motivos, é preciso recorrer a uma empresa de organização de eventos. Para que essa relação aconteça como o esperado, é extremamente importante passar todas as informações necessárias. Mas, existe um jeito correto de elaborar um briefing para eventos corporativos.
Independente de qual lado dessa relação você esteja, é fundamental que você saiba os principais pontos que devem ser levantados em um briefing, seja para respondê-los ou perguntá-los. Em um evento corporativo, será esse resumo o responsável por equilibrar as metas e expectativas de todos para que o evento saia como desejado.
Não existe uma forma fixa de briefing, já que os eventos podem variar de acordo com as suas características. Mas, existem algumas informações que não podem deixar de estar nele. Confira:
Histórico da empresa
Fale um pouco sobre a empresa, da sua criação até o momento atual. Conte sobre a fundação, quem são os sócios, se já houveram cases de sucessos e, se sim, quais foram, a quantidade de colaboradores, etc. Não poupe detalhes para explicar sua marca, conceito, branding e qualquer outro dado que considere relevante para a formatação do evento.
Objetivos
Deixe claro quais são as metas a serem atingidas com esse evento. O desejo é motivar os colaboradores para vender mais? É reforçar o branding? Integrar os funcionários para ter uma equipe mais conexa? Treinar os funcionários? Divulgar um novo produto? Apoiar fornecedores?
Público-alvo
É importante definir o público-alvo do seu evento. Mesmo que seja para funcionários da sua própria empresa, é necessário informar características da maioria da sua equipe, como gostos, interesses, forma de convívio, etc. Essa informação será muito útil na elaboração da divulgação do evento. Para isso, defina qual a relevância dessa equipe para seu negócio, quais serviços ou produtos a empresa entrega para eles e o que eles ganham comparecendo ao evento.
Detalhes sobre o evento
Caso já tenha essas informações, passe para os organizadores – ou pergunte se a empresa já possui esses dados – sobre o local em que acontecerá o evento, as datas de início e fim, a duração desejada em horas, datas de aéreo e hospedagem (quando houver a necessidade), características específicas dos patrocínios oferecidos – quando houver –, programação, agenda, etc.
Informações estratégias
Saber sobre isso permitirá que os organizadores alinhem a proposta do evento com a sua linguagem. Qual é a missão da empresa? Quais são suas metas? O que oferece e o que pretende conseguir com a realização de eventos corporativos?
Orçamento
Todo evento, independente do porte, necessita de uma verba para sua realização. E, somente ciente dessa informação, será possível alinhar as expectativas com o que de fato é atingível dentro deste valor.
Por isso, deixe claro quanto a empresa quer gastar e qual é a verba para novos projetos. Seja realista, não passe um valor nem para mais e nem para menos para garantir eficiência.
Prazos e cronogramas
Ter tempo para organizar um evento é muito importante para garantir bons preços e evitar falhas por falta de atenção aos detalhes. Por isso, deixe detalhado quais são seus prazos, investimentos e a qualidade que se espera ter no dia do evento. Quanto mais elaborado for, com mais antecedência deve começar a ser planejado.
Ter essas informações detalhadas se faz necessário para que cada detalhe do evento saia como esperado pela empresa. Inclusive, quando existem patrocinadores e investidores externos, alinhar as expectativas é fundamental.
O briefing para eventos corporativos serve para equilibrar toda sua estrutura através da organização de ações e consolidação de informações. Afinal, somente através de um bom planejamento é que você poderá garantir o sucesso do seu evento.
