A receita para um evento de sucesso é bastante simples: um planejamento impecável. Para te ajudar nessa função, já preparamos um roteiro para elaborar uma convenção de vendas e garantir que tudo saia como planejado e de acordo com as suas expectativas. Pensando em facilitar ainda mais a sua organização, resolvemos montar um checklist eficiente para eventos corporativos.
O checklist é uma ferramenta bastante utilizada por organizadores para garantir que todas as tarefas e atividades sejam realizadas sem que nada fique para trás. Mas, antes de segui-lo, é importante ter esclarecido quais são seus objetivos principais com a realização do seu evento corporativo e já tenha em mente quantas pessoas participarão dele.
Confira a lista e deixe seu planejamento ainda mais simples e eficiente:
1- Preparativos iniciais:
- Definição da verba
- Quantidade de participantes
- Datas possíveis
- Definição do tema
2- Escolhendo o espaço
- Definir o formato do evento
- Visitas aos locais selecionados para verificar:
– Limpeza e arrumação geral do local
– Iluminação (quadro de luz)
– Banheiros e materiais de higiene
– Mesa/balcão e cadeira para recepção
– Espaço para copa/cozinha de apoio
– Espaço e mesa para coquetel/coffee break
– Cestos de lixo
– Refrigeração local
- Avaliação de prós e contras de cada local visitado
- Definição do local para realização do evento
- Contratação do espaço
3- Preparação do evento
- Definir uma lista de possíveis palestrantes e atrações
- Preparar o convite
- Definir forma de distribuição dos convites (e-mail ou presencial)
- Definir estratégia de divulgação do evento. Pensar em:
– Banners
– E-mail marketing
Produção de materiais de apoio:
– Vídeo de abertura
– Materiais gráficos
– Kit do participante
– Brindes
Definir cenografia
- Preparar cronograma do evento
- Escolher equipe responsável pela sonorização
- Escolher equipe responsável pela iluminação
- Definir empresa de aluguel de equipamentos
– Projetores
– Telas
– Microfones
– Aparelhos de tradução simultânea
