Ao definir o local que acontecerá o evento, é sempre importante realizar uma visita prévia para avaliar se o espaço comporta, de fato, as necessidades que terá durante o acontecimento. Porém, mesmo depois de ter o ambiente definido, um ponto bastante importante que muita gente deixa de lado é a visita técnica, que geralmente pode ser muito mais produtiva se feita junto aos principais fornecedores.
Esta vistoria técnica tem como objetivo verificar se o local está de acordo com o seu planejamento e se tudo poderá ser seguido à risca. Com uma atenção à detalhes diferentes do que os analisados durante a escolha do espaço, essa checagem final antes de bater o martelo nas principais decisões do evento pode ser o diferencial para que tudo aconteça sem grandes contratempos.
Para te auxiliar durante a visita técnica, separamos os principais pontos que devem ser analisados. Confira:
1- Analise o espaço de forma geral
Para começar sua visita, tente enxergar o local com olhos críticos e perceber toda sua estrutura física. Verifique onde são localizados os banheiros, como está a pintura e a limpeza, teste os aparelhos de ar condicionado. Avalie se a estrutura comportará a quantidade de pessoas e todas as atividades planejadas para o dia.
Caso seja necessário a montagem de um palco, certifique-se das medidas do local onde a estrutura será montada para evitar problemas maiores quando tudo estiver sendo armado. Cheque também o isolamento acústico do ambiente, afinal ninguém gosta de ter problemas com a vizinhança.
Alguns espaços podem apresentar paredes irregulares ou plantas um pouco recortadas, dificultando a estruturação de tudo que será necessário. Nestes casos, contar com a experiência de um fornecedor com experiência lhe permitirá ter uma visão totalmente diferente das possibilidades que você conseguirá com o local que possui para o grande evento.
2- Garanta a acessibilidade
Esse ponto é um dos mais importantes para garantir a comodidade dos participantes. Ao chegar no espaço, verifique não só a acessibilidade para pessoas com deficiência, como rampas e banheiros adaptados, como também o que diz respeito ao deslocamento até o local. Estacionamento, fluxo de trânsito em horários de pico e oferta de transporte são elementos que trarão mais confiança e tranquilidade para quem for conferir o evento.
3- Dê bastante atenção à energia elétrica
Quando estiver no local, peça ajuda aos seus fornecedores para que eles verifiquem se as instalações elétricas do local estão de acordo com o que será necessário para a realização do que foi contratado. Instalação de luz, caixas de som, aparelho de sonorização, projetores e telão precisam ter seus pontos definidos com antecedência.
Em casos de intercorrências, as melhores soluções podem ser oferecidas pelos técnico especializados. Analise a necessidade de montar extensões ou de adquirir adaptadores para as ligações elétricas.
Outro aspecto importante para se checar é a possibilidade de usar geradores durante o evento. Assim, as atividades programadas poderão ter continuidade mesmo que haja falta de energia elétrica durante certo período.
4- Valide a cenografia planejada
Muitas vezes, temos planos incríveis para nossos eventos que acabam não se concretizando por falta de capacidade técnica. Alguns locais oferecem recursos limitados e/ou espaços inadequados para trazer à vida um planejamento em sua integridade.
Nestes casos, a empresa contratada para realizar a cenografia precisará estudar o local do evento para validar as ideias conversadas anteriormente e, em último caso, propor soluções criativas para garantir que tudo aconteça como o esperado.
Dessa forma, realizando uma visita técnica, você pode se precaver e anteceder qualquer ponto que possa vir a ser um problema no dia do seu evento. Além disso, garantindo a contratação de bons fornecedores, você se assegura de ter as melhores ideias para criar os cenários mais originais e marcantes para qualquer um que for participar do evento.
